Door-organiseren en door-ontwikkelen
Wat willen we bereiken?
Wij zijn op weg naar een eigentijdse organisatie die aangesloten is op de ontwikkelingen in de samenleving en soepel kan meebewegen met de technologische ontwikkelingen. We hebben daarbij nadrukkelijk aandacht voor de ontwikkeling van al onze medewerkers. Digitalisering en vergrijzing zijn voorbeelden van ontwikkelingen die van invloed zijn op het werk van onze medewerkers en de invulling daarvan. Andere belangrijke thema’s zijn het samenwerken om de complexere opgaven te kunnen realiseren, om kunnen gaan met initiatieven uit de stad, een goede gesprekspartner zijn voor (professionele) belanghebbenden, het college goed kunnen adviseren en het scherp in beeld houden van publieke waarde. Onze dienstverlening vindt plaats in een gemoderniseerde flexibele en inspirerende kantooromgeving die toekomstbestendig is voor zowel groei- en krimpbewegingen als voor uiteenlopende externe ontwikkelingen.
Wat gaan we daarvoor doen?
Digitale Transformatie
Digitalisering transformeert onze samenleving. In het digitale magazine “Amstelveen Connected” zijn de ambities voor de digitale transformatie van de organisatie AA neergelegd in een dynamisch vierjarig programma tot en met 2022. Het programma Digitale Transformatie richt zich niet alleen op ontwikkeling en inrichting van ICT voorzieningen, processen en systemen, maar vooral (ook) op de ontwikkeling van de organisatie en de medewerkers.
De ontwikkelingen in de digitalisering volgen elkaar in snel tempo op. Deze dynamiek vraagt een dynamische benadering. Daarom wordt ieder jaar een nieuwe jaarschijf uitgewerkt in een uitvoeringsplan op basis van voortschrijdend inzicht, realisme en haalbaarheid. Elk uitvoeringsplan bestaat uit vier thema’s: samenleving, systemen, processen en mensen. U wordt separaat over het uitvoeringsplan 2021 geïnformeerd.
In 2019 en 2020 is een stevige basis gelegd, waarop in 2021 wordt voortgebouwd. Klanten kunnen dan sneller en beter worden geholpen door het organisatie breed moderniseren van het klantcontact en de inzet van de generieke management- en stuurinformatie die wordt ontwikkeld. Ook verdere digitalisering en optimalisering van werkprocessen en digitaliseren van een groot deel van het bouwarchief leidt tot een toegankelijkere en gebruiksvriendelijke externe dienstverlening. Zo kunnen klanten hun aanvraag digitaal indienen, de voortgang online volgen en bouwtekeningen van uit huis inzien. Ook worden er meer producten en diensten in het Engels aangeboden.
De gemeente handelt continu product- en dienstaanvragen af. Iedereen moet erop kunnen vertrouwen dat hier zorgvuldig, conform de wetgeving, mee wordt omgegaan. De AVG checks op processen worden verder uitgevoerd. Ten behoeve van functiescheidingen en autorisaties worden processen verbeterd en automatisering hiervan wordt voorbereid. Om beter bestand te zijn tegen bedreigingen van buitenaf gaan we IT systemen meer loggen en monitoren.
Om beter digitaal te kunnen (samen) werken worden de medewerkers ondersteund. Hierbij kijken we naar laagdrempeligheid en of medewerkers in hun eigen tempo getraind kunnen worden.
HRM eigentijds werkgeverschap
De organisatie moet steeds flexibeler – snel, bereikbaar en in samenhang - kunnen reageren op de samenleving. Daartoe moeten de medewerkers in staat worden gesteld om flexibeler te kunnen samenwerken ongeacht de afdeling waar zij onderdeel van uitmaken. De verbouwing van het Raadhuis en het beleid rondom het in bruikleen geven van ICT apparaten ondersteunt het zogenoemde “werken waar werken is”. Het HR credo hierbij is ‘je bent geen eigenaar van een werkplek maar van het resultaat dat je moet leveren’.
De Corona uitbraak is hierin een enorme versneller geweest; veel medewerkers werken immers vanuit huis. Een groot deel van de HR-thema’s zullen in 2021 dan ook zijn gestoeld op het ondersteunen en bekrachtigen van het activiteit- en resultaatgericht werken. Te denken valt aan (leiderschaps)trainingen, een eigentijdse HR cyclus en beleid voor woon-werkverkeer.
Gemeente Amstelveen wil een diverse en inclusieve organisatie zijn. Met als motto ‘Talent als basis, diversiteit als kracht’ geloven wij dat inzetten van de diversiteit van onze collega’s onze organisatie, een positief effect heeft op de resultaten. Wij zetten in op gelijke kansen ongeacht geaardheid, gender, culturele achtergrond, religie en arbeidshandicap. Naast dat dit een vaste waarde is in onze werving en selectie, zullen wij hier komend jaar thematisch meer aandacht aan geven in de organisatie, waarbij we specifieker zullen ingaan op Workplace Pride, en de man-vrouw verhouding onder leidinggevenden.
HRM Inhuur en arbeidsmarkt
In 2019 zijn de kosten die worden besteed aan ingehuurd personeel gestegen. Ook is geconstateerd dat ook het gemiddeld uurtarief hoger ligt dan de jaren daar voor.
Deze ontwikkeling komt mede door de economische hoogconjunctuur van de afgelopen jaren. Gemerkt is dat het daardoor steeds lastiger werd om medewerkers in vaste dienst aan te nemen. De afgelopen periode waren er simpelweg te weinig geschikte kandidaten bereid in vaste dienst te komen werken bij de gemeente. Daarbij zijn, en blijven, er urgenties en specifieke programma’s waar (snel) specifieke expertise voor nodig is.
De verwachting is dat als gevolg van de Corona-uitbraak het op een aantal gebieden makkelijker zal zijn om mensen aan ons te binden. In welke mate de arbeidsmarkt verandert en welke gevolgen dat voor ons heeft, is echter nog onbekend.
HRM Integriteit
Het thema Integriteit krijgt in 2021 onverminderd aandacht. In navolging op acties als het actualiseren van de Gedragscode, een vernieuwde ambtseed en het aanstellen van een Integriteitsfunctionaris zal in 2021 weer prominent worden ingezet op de leidinggevende verantwoordelijkheid voor Integriteit en wordt er een online trainingsmodule voor medewerkers uitgerold.
Huisvesting
Een gemoderniseerde flexibele kantooromgeving die toekomstbestendig is zowel voor groei- en krimpbewegingen als voor uiteenlopende externe ontwikkelingen. Zoals nu, de huidige corona-uitbraak. COVID-19 stelt nieuwe uitdagingen aan de huisvesting van de medewerkers. De nieuwe kantoorinrichting die reeds op de 3e verdieping van het raadhuis is gerealiseerd, blijkt geschikt om in te spelen op de veranderende eisen. De tijdelijke anderhalve metermaatregelen zijn binnen het concept goed op te vangen. Met name de reserveerbaarheid van de werkplekken en de verschillende overlegplekken pakken goed uit. Ook op de lange termijn willen we dat het totale inrichtingsconcept goed aansluit op de nieuwe werkelijkheid. De verwachting is dat er structureel (post-corona) meer zal worden thuis gewerkt. Dat betekent een verschuiving in behoefte aan standaard werkplekken naar meer overleg- en ontmoetingsruimten. Maar ook naar meer hybride werkvormen waarbij medewerkers op kantoor kunnen overleggen en samenwerken met thuiswerkende medewerkers.
Momenteel vindt er een heroverweging plaats op het inrichtingsconcept waarbij met name het inrichtingsontwerp van de 1e verdieping grondig wordt herzien. Het voornemen is om de 1e etage voornamelijk in te richten als meet & greet ruimte voor verschillende vormen voor overleg, samenwerken en ontmoeten zowel intern als extern. De werkplekken, de focusruimten en de (video) belplekken bevinden zich dan grotendeels op de begane grond, de 2e en 3 etage. Op de 2e verdieping worden de eerste concrete aanpassingen al gerealiseerd in de vorm van meer mogelijkheden voor video-belgesprekken. We werken een nieuw voorstel uit voor de 1e verdieping passend binnen de beschikbare middelen en het gereserveerde tijdpad.
Informatieveiligheid en privacy
Jaarlijks voeren we een risico-inventarisatie uit, stellen we een actieplan informatieveiligheid en privacy vast en toetsen wij het informatieveiligheidsbeleid. In het informatieveiligheidsbeleid zijn niet alleen de uitgangspunten opgenomen voor het veilige en zorgvuldige gebruik van informatie ten behoeve van een betrouwbare en continue dienstverlening. Het bevat eveneens uitgangspunten om te voldoen aan wet- en regelgeving (zoals privacy) en om risico’s te beheersen. Over de voortgang van het Jaarplan informatieveiligheid en privacy rapporteren wij periodiek. Een belangrijk onderdeel van dit jaarplan vormt het privacy bestendig maken van onze werkprocessen. Een aspect hiervan is de uitvoer van zogenaamde DPIA’s (Data protection impact assessment). We richten ons hierbij, vanwege de enorme omvang van dit gebied, op twee sporen. Allereerst ondergaan alle nieuwe werkprocessen een DPIA. Daarnaast voeren we, in een meerjarenplanning, DPIA’s uit op de overige verplichte werkprocessen.
Gemeenten hebben een grote verantwoordelijkheid om hun informatievoorziening te beveiligen en veilig te houden. De Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) beschrijft de controls en maatregelen die minimaal benodigd zijn om de beschikbaarheid, integriteit en vertrouwelijkheid van informatie(systemen) te waarborgen. Hiermee verhogen we de digitale weerbaarheid van onze gemeente. Door de breedte en complexiteit van deze nieuwe regelgeving pakken wij sinds 2016 informatieveiligheid planmatig op. Jaarlijks voeren we een risico-inventarisatie uit, stellen we een actieplan informatieveiligheid en privacy vast en toetsen wij het informatieveiligheidsbeleid.
Sinds 2017 moeten Nederlandse gemeenten middels de ENSIA (Eenduidige Normatiek Single Information Audit) zich verantwoorden over de implementatie van de maatregelen uit de BIO. ENSIA heeft tot doel het verantwoordingsproces over informatieveiligheid bij gemeenten verder te professionaliseren door het toezicht te bundelen en aan te sluiten op de gemeentelijke Planning & Control-cyclus. Hierdoor heeft het gemeentebestuur meer overzicht over de stand van zaken van de informatieveiligheid en kan het hier ook beter op sturen. Jaarlijks vindt er een formele onafhankelijke audit plaats op informatieveiligheid. Deze (gebundelde) audit vindt plaats op een beperkt aantal gebieden, te weten DigiD en SUWInet. Ieder jaar wordt de audit verder verbreed met nieuwe gemeentelijke werkgebieden.
Accountantscontrole
Vanaf 2021 zal naar aanleiding van landelijke wetgeving het College een rechtmatigheidsverantwoording moeten afgeven bij de jaarrekening. De accountant gaat deze verantwoording controleren op getrouwheid. De gevolgen voor de interne controle en hoe wij dit gaan inbedden in de organisatie is een speerpunt voor 2021. Met ingang van 2020 is Baker Tilly de accountant voor de gemeente Amstelveen.
Doelmatigheids- en doeltreffendheidsonderzoeken
Op grond van artikel 213a van de Gemeentewet onderzoekt het college periodiek de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door haar gevoerde bestuur en deelt de resultaten hiervan met uw raad.
Eind 2020 wordt aan de auditcommissie het onderzoeksplan 2021 voorgelegd. Waar mogelijk stellen Aalsmeer en Amstelveen de doelmatigheids- en doeltreffendheidsonderzoeken op elkaar af. Voor Amstelveen wordt in 2021 verder uitrol gegeven aan de aanbeveling van de auditcommissie om de adviestak van Financiën te versterken.
Doorontwikkeling managementinformatie
Er wordt geïnvesteerd op data gedreven werken waarbij stappen worden gemaakt met de verbetering van managementinformatie. De managementinformatie moet meer inzicht gaan geven in de ontwikkeling en prestaties van processen, budgetten, middelen en kennis om de organisatie te beheersen, bij te sturen en gericht door te ontwikkelen.